ผู้ใช้ต้องบันทึกรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายในหัวข้อนี้ เพื่อให้มีข้อมูลในการออกหนังสือรับรอง ออกรายงาน พิมพ์แบบยื่น ภ.ง.ด. และ ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ text สำหรับนำเข้าโปรแกรมจัดเตรียมข้อมูลเพื่อการยื่นแบบของกรมสรรพากร(โปรแกรม RD Prep)
ที่ตารางทะเบียนจะแสดงรายการหัก ณ ที่จ่ายที่ได้มีการบันทึกไปแล้ว โดยรายการที่แสดงเป็นข้อมูลของ ประเภท ภ.ง.ด. และ ปี / เดือนภาษี ที่เลือก นอกจากนี้ข้อมูลที่แสดงในตารางนี้สามารถส่งออกเป็นไฟล์ Excel ได้
การ เพิ่มรายการ , แก้ไขรายการ , พิมพ์หนังสือรับรอง , ยกเลิกรายการ และ ลบรายการ ทำได้ดังนี้
เพิ่มรายการ
- กำหนด ประเภท ภ.ง.ด. ที่ต้องการเพิ่มรายการ
- คลิกปุ่มเพิ่ม เพื่อไปที่หน้าเพิ่ม/แก้ไขรายการ
- ป้อนข้อมูลทั้ง tab หน้า 1 และ หน้า 2
- หน้า 1 เป็นการป้อนข้อมูล เลขที่ วันที่เอกสาร ผู้ถูกหัก ประเภทเงินได้
(เฉพาะ ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.2)และเงื่อนไขการหัก - หน้า 2 เป็นการป้อนข้อมูล อัตราภาษี จำนวนเงินที่จ่าย และ ภาษีที่หักและนำส่งไว้ โดยต้องป้อนให้ตรงกับแถวของประเภทเงินได้พึงประเมินที่จ่าย กรณีของ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ป้อนได้มากกว่า 1 ประเภทเงินได้
- หน้า 1 เป็นการป้อนข้อมูล เลขที่ วันที่เอกสาร ผู้ถูกหัก ประเภทเงินได้
- ตรวจสอบความถูกต้องแล้วให้คลิกปุ่มบันทึก
- จะมีข้อความแสดงว่ามีการบันทึกแล้ว และกลับมาที่หน้าทะเบียนรายการ
หมายเหตุ:
- ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มรายการครั้งละหลายๆรายการพร้อมกันได้ โดยใช้วิธีการนำเข้าจากไฟล์ Excel อ่านวิธีการได้ที่หัวข้อนำเข้ารายการ
แก้ไขรายการ
- ที่ทะเบียนรายการให้เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข โดยคลิกที่รายการนั้นให้กลายเป็นแถบสีแดง
- คลิกปุ่มแก้ไข เพื่อไปที่หน้าเพิ่ม/แก้ไขรายการ
- แก้ไขข้อมุลที่ต้องการ
- ตรวจสอบความถูกต้องแล้วให้คลิกปุ่มบันทึก
- จะมีข้อความแสดงว่ามีการบันทึกแล้ว และกลับมาที่หน้าทะเบียนรายการ
พิมพ์หนังสือรับรอง
- ที่ทะเบียนรายการให้ทำเครื่องหมายในช่องสี่เหลี่ยมหน้ารายการที่ต้องการพิมพ์
- คลิกปุ่มเครื่องพิมพ์
- รอสักครู่หน้าจอพิมพ์หนังสือรับรองจะแสดงขึ้นมา
- จากนั้นดำเนินการตามที่ต้องการ
ยกเลิกรายการ
- ที่ทะเบียนรายการให้เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก โดยคลิกที่รายการนั้นให้กลายเป็นแถบสีแดง
- คลิกปุ่มแก้ไข เพื่อไปที่หน้าเพิ่ม/แก้ไขรายการ
- ไปที่ tab หน้า 1
- ทำเครื่องหมายในช่องยกเลิกเอกสารนี้
- คลิกปุ่มบันทึก
- จะมีข้อความแสดงว่ามีการบันทึกแล้ว และกลับมาที่หน้าทะเบียนรายการ
หมายเหตุ:
- รายการที่ยกเลิกจะยังไม่ถูกลบจากฐานข้อมูล แต่จะไม่แสดงในแบบ ภ.ง.ด. และไม่สามารถพิมพ์หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายได้
- เลขที่เอกสารของรายการที่ยกเลิกจะไม่ถูกนำไปใช้
ลบรายการ
- ที่ทะเบียนรายการให้ทำเครื่องหมายในช่องสี่เหลี่ยมหน้ารายการที่ต้องการลบ
- คลิกปุ่มลบ
- จะมีหน้าต่างขอการยืนยัน ให้คลิกที่ปุ่มใช่
- หลังลบรายการเสร็จสิ้นแล้วจะมีข้อความแสดง ให้คลิกปุ่มปิด
- จะกลับมาที่หน้าทะเบียนรายการ
บันทึกข้อมูล
หน้าบันทึกข้อมูลจะแบ่งออกเป็น 2 tab คือ หน้า1 และ หน้า 2 รายละเอียดของข้อมูลในแต่ละหน้ามีดังนี้
หน้า 1
| รหัสต้นแบบ | ถ้ามีการบันทึกต้นแบบเอาไว้แล้ว สามารถนำต้นแบบมาใช้งานโดยเลือกรหัสต้นแบบ จากตัวเลือกที่มีให้ |
| วันที่ | วันที่ของหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่าเริ่มต้นจะเป็นวันที่ปัจจุบัน (ในส่วนของปีจะใช้ตามที่กำหนดไว้ในหน้าข้อมูลพื้นฐาน) |
| เลขที่ 1 | ถ้ามีการกำหนดรูปแบบของเลขที่หนังสือรับรองไว้ในหน้าข้อมูลพื้นฐาน ค่าเริ่มต้นจะเป็น เลขที่ถัดไปจากเลขที่เอกสารล่าสุด ยกเว้น ภ.ง.ด.1 ที่โปรแกรมจะกำหนดให้อัตโนมัติ (รูปแบบเป็น P1-yymm-0000) |
| เลขที่ภายใน | สำหรับใส่เลขที่ภายในของบริษัทหรือเอกสารภายในที่เกี่ยวข้อง |
| ลำดับที่ในใบแนบ 2 | ค่าเริ่มต้นจะเป็นลำดับที่ถัดไปจากลำดับที่สุดท้ายของรายการที่บันทึกไว้ |
| รายละเอียดการยื่น | ค่าเริ่มต้นของ ปีภาษี และ เดือน จะเป็นไปตามวันที่ในช่องวันที่ แต่นั้นผู้ใช้สามารถแก้ไข ได้ตามต้องการ กรณียื่นเพิ่มให้ทำเครื่องหมายในช่อง และต้องกำหนดครั้งที่ยื่นเพิ่มด้วย (ค่าเริ่มต้นจะเป็น 1) |
| ผู้กระทำการแทน | ถ้ามีผู้กระทำการแทน ให้เลือกจากตัวเลือก (การเพิ่มผู้กระทำการแทนต้องไปทำที่ ทะเบียนผู้กระทำการแทน) |
| ผู้ถูกหักภาษี | เลือกจากตัวเลือก (การเพิ่มผู้ถูกหักภาษีต้องไปทำที่ทะเบียนนิติบุคคล หรือ ทะเบียนบุคคลธรรมดา) |
| ประเภทเงินได้ | เลือกจากตัวเลือก (เฉพาะ ภ.ง.ด.1 , ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.2) |
| เงินที่จ่ายเข้ากองทุน | ใส่จำนวนเงินที่มีการจ่ายเข้าแต่ละกองทุน (เฉพาะ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก) |
| เงื่อนไขการหักภาษี | เลือกจากตัวเลือก |
หมายเหตุ:
- เลขที่หนังสือรับรองที่โปรแกรมกำหนดให้จะขึ้นกับวันที่ของเอกสารด้วย ถ้าผู้ใช้มีการนำรูปแบบของวันที่ เช่น yy หรือ yymm มาใช้
- กรณีมีการยกเลิกรายการ , ลบรายการ หรือ กรณีบันทึกรายการหัก ณ ที่จ่ายของ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก หรือ ภ.ง.ด.2 โดยไม่ได้บันทึกเรียงลำดับกันตามประเภทเงินได้ กรณีนี้เมื่อพิมพ์ใบแนบของแบบยื่นจะพบว่าลำดับที่ในใบแนบของแต่ละประเภทรายได้มีการกระโดดข้ามกัน กรณีนี้ให้ใช้เครื่องมือเรียงลำดับที่ใหม่
หน้า 2
| คำอธิบายเงินได้ | เลือกจากตัวเลือก (ถ้ายังไม่เคยมีการบันทึกมาก่อนจะไม่มีคำอธิบายให้เลือก ให้ใช้วิธีการใส่คำอธิบายลงไปแทน) |
| วัน เดือน หรือ ปีภาษี ที่จ่าย | ใส่วันที่ในรูปแบบ dd/mm/yyyy (ถ้าไม่ระบุวันที่ในช่องนี้ โปรแกรมจะนำวันที่หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายมาใช้แทน) |
| อัตราภาษี | ใส่อัตราภาษี (ถ้ามี) ถ้าไม่ใส่โปรแกรมจะใส่เป็น 0.00 |
| จำนวนเงินที่จ่าย | ใส่จำนวนเงิน |
| ภาษีที่หัก และนำส่งไว้ | ใสจำนวนเงิน |
ตัวช่วยคำนวณภาษีออกให้
ถ้ากำหนดเงื่อนไขการหักภาษี (ใน tab หน้า 1) เป็น ออกให้ตลอดไป หรือ ออกให้ครั้งเดียว ใน tab หน้า 2 จะมีปุ่มเครื่องคิดเลขแสดงขึ้นมาหลังข้อความ ภาษีที่หักและนำส่งไว้
วิธีการใช้ตัวช่วยทำได้ดังนี้
- คลิกที่ช่อง อัตราภาษี หรือ จำนวนเงินที่จ่าย หรือ ภาษีที่หักและนำส่งไว้ ของประเภทเงินได้ที่ต้องการบันทึก
- คลิกที่ปุ่มเครื่องคิดเลข
- จะมีหน้าต่างคำนวณภาษีออกให้แสดงขึ้นมา
- ใส่จำนวนเงินก่อนภาษี และ อัตราภาษี
- ตัวช่วยจะคำนวณ ภาษีที่หักและนำส่ง และ จำนวนเงินที่จ่าย ให้
- คลิกปุ่ม เพื่อนำค่าที่คำนวณได้ไปใช้
หมายเหตุ:
- ไม่สามารถใช้ตัวช่วยนี้กับรายการ 1.เงินเดือน ค่าจ้าง เบี้ยเลี้ยง โบนัส ฯลฯ ตามมาตรา 40(1) ได้
- วิธีการคำนวณศึกษาได้จาก หักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกวิธีกับสรรพากร