[PayrollBiz] ส่วนที่ใช้แสดงทะเบียนรายการในหน้าจอต่างๆเรียกว่าตาราง(grid) ซึ่งจะแสดงข้อมูลในรูปแบบของแถว(row) และคอลัมน์(column) สามารถค้นหาข้อความ, ปรับรูปแบบการแสดงผล, จัดเรียง และกรองข้อมูลได้
เมื่อผู้ใช้ปิดหน้าจอโดยการคลิกปุ่มปิด รูปแบบที่ผู้ใช้ปรับไว้ล่าสุดจะถูกจัดเก็บไว้สำหรับการแสดงผลครั้งต่อไป ถ้าต้องการกลับมาใช้รูปแบบเริ่มต้นให้กดคีย์ Alt + L
หัวข้อเนื้อหา 📑เลือกแถว 📑ค้นหา 📑ปรับรูปแบบ เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ สลับตำแหน่งคอลัมน์ ซ่อน/แสดงคอลัมน์ จัดกลุ่ม 📑จัดเรียง 📑กรองข้อมูล
📑เลือกแถว
การเลือกแถวที่ต้องการให้คลิกไปที่แถวนั้น แล้วสังเกตุว่าพื้นหลังของแถวนั้นจะเป็นสีเข้ม หรือในบางหน้าจออาจจะมีกรอบล้อมรอบแถวที่เลือกแทน การเลื่อนไปยังแถวอื่นที่อยู่ติดกันทำได้โดยกดคีย์ลง(down) หรือคีย์ขึ้น(up) กรณีที่ต้องการข้ามไปเลือกแถวอื่นที่อยู่ห่างออกไปใช้วิธีการคลิกที่แถวที่ต้องการจะเร็วกว่า หรือกรณีที่จำนวนแถวมีมากเกินกว่าที่จะแสดงในหน้าจอการเลื่อนเพื่อให้แสดงแถวเหล่านั้นจะใช้ลูกกลิ้งของเมาส์หรือขยับ scrollbar แทนก็ได้
ในบางตารางจะมีแถบนำทางอยู่ที่มุมล่างซ้ายของตาราง ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่มควบคุมในแถบนำทางในการเลื่อนไปยังแถวที่ต้องการ และตรงกลางของแถบนำทางจะลำดับที่ของแถวที่เลือกจากจำนวนรายการทั้งหมด
📑ค้นหา
ด้านบนของตารางมีช่องให้ป้อนข้อความค้นหา ให้ใส่คำ หรือ ข้อความที่ต้องการค้นหาลงในช่องดังกล่าวแล้วรอสักครู่ หรือถ้าไม่ต้องการรอก็กดคีย์ Enter เลยก็ได้ ถ้าพบคำ หรือ ข้อความที่ค้นหาคำ หรือ ข้อความนั้นจะถูกไฮไลท์ให้เห็นชัดเจนในตาราง และด้านท้ายของส่วนที่ป้อนข้อความค้นหาจะแสดงตำแหน่งของข้อความปัจจุบัน / จำนวนข้อความทั้งหมด
การเลื่อนไปยังตำแหน่งข้อความถัดไปให้คลิกปุ่ม ถัดไป หรือ กดคีย์ F3 ในการกลับกันการเลื่อนไปยังตำแหน่งข้อความก่อนหน้าให้คลิกที่ปุ่ม ก่อนหน้านี้ หรือ กดคีย์ Shift+F3
📑ปรับรูปแบบ
ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนความกว้าง, สลับตำแหน่ง และ ซ่อน/ แสดงคอลัมน์ได้ ในส่วนของแถวก็สามารถจัดกลุ่มได้ มาดูวิธีการจัดการว่าทำอย่างไร
เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์
เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่หัวคอลัมน์แล้ววางไว้ที่เส้นแบ่งหลังคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนความกว้าง สังเกตุว่าเคอร์เซอร์จะเปลี่ยนรูปแบบเป็นการปรับขนาดแนวนอน จากนั้นทำการคลิกแล้วเลื่อนเพื่อปรับขนาด ซึ่งวิธีนี้จะสามารถกำหนดขนาดได้ตามต้องการ
กรณีที่ต้องการให้ตารางช่วยจัดให้ก็ให้คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วเลือกหัวข้อ พอดี หรือถ้าต้องการปรับทุกคอลัมน์ก็เลือกหัวข้อ พอดี(ทุกคอลัน์)
สลับตำแหน่งคอลัมน์
ไปที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการคลิกที่หัวคอลัมน์แล้วลากไปวางก่อน/ หลัง หรือ ระหว่าง หัวคอลัมน์อื่นๆที่ต้องการ
ซ่อน/ แสดงคอลัมน์
ไปที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการซ่อนแล้วคลิกขวา จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อซ่อนคอลัมน์นี้ คอลัมน์นั้นก็จะถูกซ่อนไว้ไม่แสดงให้เห็นในตาราง
ส่วนการแสดงคอลัมน์ที่ถูกซ่อนอยู่ให้คลิกขวาที่หัวคอลัมน์ใดก็ได้ จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อตัวเลือกคอลัมน์ จากนั้นจะมีหน้าต่างกำหนดเองแสดงขึ้นมา การแสดงคอลัมน์ทำได้ 3 วิธี
- 1️⃣ ดับเบิลคลิกที่ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการแสดง คอลัมน์นั้นก็จะถูกแสดงในตารางเป็นคอลัมน์สุดท้าย
- 2️⃣ ลากชื่อคอลัมน์ที่ต้องการแสดงไปวางไว้ในหัวคอลัมน์ของตารางตรงตำแหน่งที่ต้องการ(เหมือนกับการสลับตำแหน่งคอลัมน์)
- 3️⃣ คลิกขวาที่ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการแสดง จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อ แสดงคอลัมน์นี้ คอลัมน์นั้นก็จะถูกแสดงในตารางเป็นคอลัมน์สุดท้าย
จัดกลุ่ม
คือการแสดงรายการแยกตามกลุ่มที่ต้องการ วิธีการคือต้องการจัดกลุ่มตามข้อมูลของคอลัมน์ไหนให้ไปที่หัวคอลัมน์นั้นคลิกขวา จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อจัดกลุ่มตามคอลัมน์นี้ ข้อมูลในตารางก็จะมีการแสดงใหม่แยกเป็นกลุ่มตามข้อมูลของคอลัมน์นั้น
กรณีที่ด้านบนของตารางมีแผงจัดกลุ่มแสดงอยู่ สามารถให้วิธีการลากไปวางได้โดยคลิกที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการจัดกลุ่มแล้วลากไปวางในพื้นที่ว่างของแผงจัดกลุ่มได้เลย และในทางกลับกันถ้าไม่ต้องการจัดกลุ่มไหนก็คลิกที่ชื่อคอลัมน์ในแผงจัดกลุ่มแล้วลากมาวางที่หัวคอลัมน์ของตารางได้เลย
วิธีการแสดง/ ซ่อนแผงจัดกลุ่มทำได้โดยคลิกขวาที่หัวคอลัมน์ใดก็ได้ จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อ แสดงแผงจัดกลุ่ม หรือ ซ่อนแผงจัดกลุ่มตามลำดับ
📑จัดเรียง
การจัดเรียงข้อมูลก็มีหลายวิธีขึ้นอยู่กับผู้ใช้ว่าจะถนัดวิธีไหน การจะดูว่าปัจจุบันมีการจัดเรียงอยู่หรือไม่ให้สังเกตุด้านหลังของหัวคอลัมน์ว่ามีเครื่องหมาย ▲ หรือ ▼ อยู่ที่คอลัมน์ไหนก็แสดงว่ามีการจัดเรียงตามคอลัมน์นั้นจากน้อยไปมาก หรือ จากมากไปน้อย
วิธีแรกคือต้องการจัดเรียงตามข้อมูลของคอลัมน์ไหนให้ไปที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วคลิกที่คอลัมน์นั้นเลย ถ้ายังไม่เคยมีการจัดเรียงมาก่อน(สังเกตุว่าที่ด้านท้ายของคอลัมน์ไม่มีเครื่องมหายๆปรากฏอยู่)ก็จะเป็นการเรียงจากน้อยไปมาก ถ้าคลิกซ้ำอีกครั้งก็จะเป็นการจัดเรียงจากมากไปน้อย
อีกวิธีคือไปที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการแล้วคลิกขวา จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อเรียงลำดับจากน้อยไปมาก หรือเรียงลำดับจากมากไปน้อย ตามต้องการ
📑กรองข้อมูล
คือการกำหนดเงื่อนไขให้รายการที่แสดงในตารางแสดงเฉพาะรายการที่ต้องการเท่านั้น วิธีการกรองข้อมูลแบบพื้นฐานมี 2 วิธีดังนี้
วิธีแรก ไปที่หัวคอลัมน์ที่ต้องการกรองข้อมูลแล้วคลิกที่เครื่องหมายตัวกรองซึ่งอยู่มุมขวาบนของหัวคอลัมน์ จะมีหน้าต่างๆแสดงขึ้นมาให้กำหนดเงื่อนไขตามที่ต้องการ
วิธีที่สอง เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการกรองข้อมูลหลายๆคอลัมน์ แรกสุดต้องกำหนดให้แสดงแถวตัวกรองอัตโนมัติก่อน โดยไปที่หัวคอลัมน์ไหนก็ได้คลิกขวา จะมีเมนูแสดงขึ้นมาให้เลือกหัวข้อ แสดงแถวของตัวกรองอัตโนมัติ ก็จะเห็นว่าแถวแรกสุดใต้หัวข้อคอลัมน์จะมีแถวเพิ่มขึ้นมา ซึ่งแถวนี้ก็คือแถวตัวกรองอัตโนมัติโดยที่ด้านหน้าของแต่ละคอลัมน์ในแถวของตัวกรองอัตโนมัติจะมีเครื่องหมายกำหนดเงื่อนไข วิธีการใช้ก็คือเลือกเงื่อนไขก่อนโดยคลิกที่เครื่องหมายกำหนดเงื่อนไขจะมีรายการเงื่อนไขต่างๆให้เลือก เมื่อเลือกได้แล้วก็ป้อนค่าหรือข้อความที่ต้องการให้สอดคล้องกับเงื่อนไขที่เลือกไว้