งวดพิเศษ

[Panya HRM] กรณีต้องการจ่ายเฉพาะเงินได้พิเศษแยกออกมาจากงวดปกติ ผู้ต้องใช้กำหนดงวดพิเศษขึ้นมา ทำการบันทึกรายได้พิเศษ คำนวณงวดพิเศษ แล้วปิดงวดพิเศษให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะทำงวดปกติ

ขั้นตอนการทำงววดพิเศษ
 1️⃣ กำหนดงวดพิเศษ 
 2️⃣ บันทึกรายได้
 3️⃣ คำนวณงวดพิเศษ
 4️⃣ ปิดงวด

1️⃣ กำหนดงวดพิเศษ

แรกสุดต้องกำหนดงวดพิเศษขึ้นมาก่อน โดยเปิดหน้าจอกำหนดงวดพิเศษ แล้วคลิกปุ่มเพิ่ม จากนั้นกำหนดค่าต่างๆตามนี้

กำหนดค่าเรียบร้อยแล้วอย่าลืมคลิกปุ่มบันทึกด้วย

2️⃣ บันทึกรายได้

ต่อมาต้องกำหนดว่าจะจ่ายเงินให้ใคร และจ่ายเท่าไร ให้เปิดหน้าจอบันทึกรายได้ขึ้นมา จะเห็นว่าข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

สำหรับการบันทึกรายได้มี 4 วิธีด้วยกัน

• บันทึกเป็นรายบุคคล : เหมาะสมกรณีจ่ายเงินให้แต่ละคนเป็นจำนวนไม่เท่ากัน และมีจำนวนคนไม่มาก
• ใช้เครื่องมือช่วย : เหมาะสมกรณีจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นจำนวนเท่าๆกัน
• โอนรายการจากไฟล์ CSV : เหมาะสมในกรณีจ่ายเงินให้แต่ละคนเป็นจำนวนไม่เท่ากัน และจำนวนคนมีมาก แต่จะต้องกำหนดรูปแบบคอลัมน์ใน excel ให้ตรงกับที่โปรแกรมต้องการ และข้อมูลรหัสพนักงานใน excel ต้องตรงกับในโปรแกรมทุกตัวอักษร
• นำเข้าจากไฟล์ Excel : เช่นเดียวกันกับกรณีโอนรายการจากไฟล์ CSV แต่ต้องไปดำเนินการใน HR3 Tool

วิธีบันทึกเป็นรายบุคคล

1. คลิกปุ่มเพิ่ม
2. ทำการทึกข้อมูลต่างๆ
3. เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่มบันทึก

ทำเช่นนี้ไปจนครบทุกคน

ใช้เครื่องมือช่วย

1. กดคีย์ F8 (กรณีเครื่อง Notebook อาจต้องกดคีย์ Fn + F8 )
2. หน้าจอเครื่องมือช่วยจะแสดงขึ้นมา
3. ไปที่ tab เพิ่มรายการ
4. กำหนดข้อมูลต่างๆ
5. ที่ด้านซ้ายทำเครื่องหมายหน้าชื่อพนักงานที่ต้องการบันทึกข้อมูล
6. เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่มบันทึก

โอนรายการจากไฟล์ CSV

1. กดคีย์ F8 (กรณีเครื่อง Notebook อาจต้องกดคีย์ Fn + F8 )
2. หน้าจอเครื่องมือช่วยจะแสดงขึ้นมา
3. ไปที่ tab โอนรายการ
4. เลือกงวดที่
5. กำหนดตำแหน่งคอลัมน์
6. กำหนดตำแหน่งของแถว
7. คลิกปุ่มบันทึกรูปแบบ เพื่อไว้ใช้งานภายหลัง
8. ที่ช่องอ่านข้อมูลจากไฟล์ คลิกที่ปุ่ม … เพื่อเปิดหน้าต่างเลือกไฟล์
9. ที่หน้าต่างเลือกไฟล์ (Select files …..) เลือกไฟล์ CSV ที่ต้องการโอนรายการ
10. ที่ช่องด้านล่างจะแสดงข้อมูลที่อ่านได้จากไฟล์ CSV ที่เลือก และ ในตารางด้านล่างจะแสดงการจัดรูปแบบของข้อมูลตามที่กำหนด
11. ให้ตรวจสอบจากตารางว่าสามารถอ่านข้อมูลได้ตรงตามที่ต้องการหรือไม่ ถ้ายังไม่ตรงให้ดำเนินการตามข้อที่ 5 ถึง 9 ใหม่
12. ที่ด้านซ้ายทำเครื่องหมายหน้าชื่อพนักงานที่ต้องการบันทึกข้อมูล
13. เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่มบันทึก
14. หน้าจอเครื่องมือช่วยจะปิดตัวลงหลังจากบันทึกเสร็จสิ้นแล้ว

รายการรายได้ที่เกิดจากการโอนรายการ จะมีเลขที่เอกสารกำกับไว้ และ ข้อความ “นำเข้า” ในช่องหมายเหตุ

นำเข้าจากไฟล์ Excel

🖱️คลิกที่นี่ เพื่ออ่านวิธีการนำเข้าโดยใช้ HR3 Tool

3️⃣ คำนวณงวดพิเศษ

หลังจากทำการบันทึกรายได้ครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือคำนวณงวดพิเศษ ซึ่งจะคำนวณเงินได้ และ ภาษี ไปพร้อมกันในขั้นตอนเดียว จะแตกต่างจากงวดปกติคือรายได้/รายหักประจำ, เงินสมทบประกันสังคม และ เงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ จะไม่มีการคำนวณในงวดพิเศษ

หลังจากคำนวณงวดพิเศษแล้ว ให้ผู้ใช้เปิดหน้าจอแสดงข้อมูลเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากการคำนวณ ว่าตรงตามที่ต้องการหรือไม่ ถ้าไม่ตรงก็ให้กลับไปดำเนินการในขั้นตอนบันทึกรายได้ และ คำนวณงวดพิเศษใหม่

หมายเหตุ:

• ถ้ามีหน้าต่างขอการยืนยัน ที่แจ้งว่า “พบข้อมูลของงวดคำนวณที่ x ในระบบเงินเดือน !!!“ แสดงว่าผู้ใช้มีการคำนวณงวดที่ x ไว้ก่อนหน้านี้
  • กรณีที่ท่านลืมปิดงวดที่ x ก็ให้ตอบ [No] แล้วไปดำเนินการปิดงวดที่ x ก่อน
  • กรณีต้องการคำนวณงวดพิเศษก่อน แล้วจะกลับไปดำเนินการคำนวณงวดที่ x ใหม่ในภายหลัง ให้ตอบ [Yes] ซึ่งกรณีนี้ข้อมูลการคำนวณของงวดที่ x จะหายไป

4️⃣ ปิดงวด

หลังจากจ่ายเงินงวดพิเศษให้พนักงานแล้ว ต้องทำการปิดงวดก่อนที่จะทำงวดถัดไป วิธีการก็เป็นไปตามการปิดงวดปกติ คือ ไปที่หน้าหลัก > งานสิ้นงวด > ปิดสิ้นงวด

🖱️คลิกที่นี่ เพื่ออ่านวิธีการปิดสิ้นงวด