[Panya HRM] หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีบันทึกการลา ความจำเป็นที่ต้องบันทึก และการแก้ไขกรณีบันทึกไม่ได้
หัวข้อเนื้อหา 📑บันทึกเพื่ออะไร 📑บันทึกข้อมูล วิธีเพิ่มรายการ วิธีแก้ไขรายการ วิธีลบรายการ 📑บังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กร 📑ปัญหา และวิธีแก้ไข
บทความที่เกี่ยวข้อง 📄เครื่องมือช่วยบันทึกการลา 📄บันทึกลาเป็นกลุ่ม
📑บันทึกเพื่ออะไร
ผู้ใช้ลองหาคำตอบจากหัวข้อต่อไปนี้ว่ามีความจำเป็นสำหรับท่านหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็นก็คงไม่ต้องบันทึกการลา
- เพื่อหักไม่มาทำงาน: Panya HRM จะทำการหักขาดงานต่อเมื่อมีการบันทึกการลาเท่านั้น และจะหักเฉพาะพนักงานที่ต้องบันทึกเวลาเข้า/ออก
- เพื่อการคำนวณเบี้ยขยัน: เฉพาะการลาที่มีผลต่อเบี้ยขยัน
- เพื่อเก็บประวัติ:
📑บันทึกข้อมูล
อธิบายความหมายของข้อมูลที่บันทึก
| เลขที่การลา | เลขที่อ้างอิง (ไม่เกิน 15 ตัวอักษร) สามารถเว้นว่างได้ |
| รหัสพนักงาน | รหัสของพนักงานที่ลา |
| จากวันที่ | เริ่มลาตั้งแต่วันที่ ถึงวันที่ (ค่าเริ่มต้นจะเป็นวันที่ปัจจุบัน) |
| รหัสปฏิทิน | ปฏิทินที่ใช้ในการตรวจสอบ และคำนวณวันลา (ค่าเริ่มต้นตามที่กำหนดในข้อมูลพนักงาน) |
| รหัสแผนก | (ค่าเริ่มต้นตามที่กำหนดในข้อมูลพนักงาน) |
| รหัสการลา | ประเภทของการลา (เลือกจากตัวเลือกที่มีให้เท่านั้น) |
| เงื่อนเวลา | ลาเต็มวัน, ครึ่งวัน หรือ ระบุชั่วโมง (ค่าเริ่มต้นจะเป็นเต็มวัน) กรณีเลือกระบุชั่วโมง ต้องกำหนด จำนวนชั่วโมง และจำนวนนาทีที่ลาด้วย (รูปแบบ HH:mm) |
| เลขที่คำขอ | เฉพาะกรณีมีระบบ ESS |
| บันทึก | บันทึกข้อความตามที่ต้องการ (ไม่เกิน 200 ตัวอักษร) |
วิธีเพิ่มรายการ
- คลิกปุ่มเพิ่ม
- กำหนดข้อมูลให้ครบถ้วน
- คลิกปุ่มบันทึก
วิธีแก้ไขรายการ
- เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข โดยคลิกที่รายการในตารางให้พื้นหลังเป็นสีเข้ม
- คลิกปุ่มแก้ไข
- แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ (ไม่สามารถแก้ไขรหัสพนักงาน)
- คลิกปุ่มบันทึก
วิธีลบรายการ
- เลือกรายการที่ต้องการลบ โดยคลิกที่รายการในตารางให้พื้นหลังเป็นสีเข้ม
- คลิกปุ่มลบ
- ตอบยืนยัน
📑บังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กร
สำหรับผู้ใช้ที่เข้า HR3 Tool ได้ แนะนำให้ใช้หัวข้อบันทึกลาเป็นกลุ่ม จะสะดวกและรวดเร็วมาก แต่ถ้าไม่สามารถเข้าใช้งานได้ต้องประยุกต์การใช้งาน โดยใช้เครื่องมือช่วยบันทึกการลาร่วมกับการเปลี่ยนการกำหนดรหัสขาดงาน ให้ดำเนินการตาม 2 ขั้นตอนที่จะแนะนำต่อไปนี้
1️⃣เปลี่ยนค่าพื้นฐานระบบ
ไปที่ระบบหลัก > กำหนดค่า > ข้อมูลบริษัท > tab ข้อมูล 2 > (f) ค่าพื้นฐานระบบ แล้วเปลี่ยนค่าที่กำหนดในช่อง รหัสลา – ขาดงาน ให้เป็นรหัสลาพักผ่อนประจำปี
2️⃣บันทึกผ่อนประจำปีโดยใช้ครื่องมือช่วยบันทึกการลา
ไปที่ระบบเวลาทำงาน > บันทึกข้อมูล > บันทึกการลา > กดคีย์ F8 ที่แป้นพิมพ์ เพื่อเปิดหน้าจอเครื่องมือช่วยบันทึกการลา แล้วดำเนินการตามนี้
- กำหนดวันที่ที่จะบังคับพักผ่อนประจำปี
- คลิกปุ่ม แสดง เพื่อแสดงรายชื่อพนักงานในตาราง
- สังเกตุที่คอลัมน์เหตุผลต้องแสดงเป็น พักผ่อนประจำปี
- คลิกปุ่ม บันทึก
- หน้าจอเครื่องมือช่วยบันทึกการลาจะปิดตัวลง
- ไปที่หน้าบันทึกการลา แล้วตรวจสอบข้อมูลการลา
หลังจากดำเนินการบังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กรเรียบร้อยแล้ว ให้เปลี่ยนค่าที่กำหนดในช่อง รหัสลา – ขาดงาน ในขั้นตอน1️⃣ให้กลับไปเป็นค่าเดิมด้วย
📑ปัญหา และวิธีแก้ไข
⁉️ บันทึกไปแล้วกลับมาดูใหม่ไม่พบรายการ
| สาเหตุ | เกิดจากการกรองข้อมูล |
| วิธีแก้ไข | ให้กำหนดช่วงวันที่ให้ครบคลุม โดยที่ช่องตัวเลือกวันที่ ให้เลือกเป็นกำหนดช่วง แล้วกำหนดวันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด ให้ครอบคลุมวันที่ของรายการที่ต้องการแสดง |
⁉️ บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน ไม่พบเวลาทำงานของวันที่ลา
| สาเหตุ | โปรแกรมตรวจสอบพบว่ามีการประกาศกะหลังจากวันที่ลาไว้ แต่กลับไม่มีการประกาศกะในช่วงที่ลา |
| วิธีแก้ไข | ให้ทำการประกาศกะในช่วงที่ลา |
⁉️ บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน จำนวนชั่วโมงรวมที่ลาในวันที่ … เกินกว่าเวลาทำงาน
| สาเหตุ | จำนวนชั่วโมงที่ลารวมกันแล้วเกินกว่าชั่วโมงทำงานของวันนั้น |
| วิธีแก้ไข | ตรวจสอบรายการลาทุกรายการที่อยู่ในช่วงของวันที่ลา นำจำนวนชั่วโมงที่ลามารวมกันต้องไม่เกิน ชั่วโมงทำงาน |
⁉️ บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน จำนวนรวมของวันลาในปีนี้เกินกำหนดไป … วัน
| สาเหตุ | จำนวนวันที่ลารวมกันแล้ว เกินกว่าจำนวนวันลาสูงสุดที่กำหนดไว้ของพนักงานท่านนี้ |
| วิธีแก้ไข | 1️⃣ตรวจสอบที่หน้าจอสรุปการลา ว่ากำหนดจำนวนวันลาสูงสุดของพนักงานท่านนี้ไว้ถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องให้แก้ไขให้ถูกต้อง แล้วทำการบันทึกการลาใหม่ 2️⃣ถ้ากำหนดจำนวนวันลาสูงสุดไว้ถูกต้องแล้ว ให้ตรวจสอบจำนวนวันลาของการลาประเภทนี้ ทุกรายการรวมกัน ตรงกับจำนวนวันลารวมที่แสดงในสรุปการลาไหม ถ้าไม่ตรงให้แก้ไขข้อมูล ในสรุปการลาให้ถูกต้องก่อน แล้วทำการบันทึกการลาใหม่ |